邮件检查

格式

• Word编辑，复制到邮件系统发出
• 重点内容划线+加粗，不滥用
• 超过3个bullet，改用数字有序列表（并且考虑是否过多事项？）

礼节

• 名字：所有的人名、组织名、项目名、地名（复制粘贴替代手动输入）正确
• 称呼、头衔、职级正确
• 人称代词、特殊用词（专业词汇、简称等）：前后一致、表义准确、不混用
• 有开头有结尾，第一次往来写全，后续视往来频率可简略
• 谦辞（若有）：确认是否为下对上
• 如果存在历史往来，开头结尾、代词、称呼、头衔等与历史往来保持一致

内容

• 开门见山：先给答案，后给论述，论述简要谈及论据
• 简练：在保证完整和准确的前提下，越短越好；每句话都有它背后的目的
• 逻辑：按照人脑读取的顺序思路，安排内容
• 段落：篇幅合适、错落合理
• 讲好该讲的事：不要发散、不要提及没有要求develop的新内容
• 前后一致：提到的答案和论述，与其他渠道的讨论、附件内容保持一致
• 英文邮件请避免被动语态

内容检查

• 定性文字、定量数据，double check（数值、单位、来源等）
• 附件：文件是否正确、是否为当前最终版本（使用邮件系统内的预览查看）、文件命名
• 敏感处理：是否有需要隐去的信息（删除或替换为占位符）
• 语法和拼写错误

发出

• 邮件主题：简洁明了
• 收件人邮件地址（复制粘贴替代手动输入/自动联想），留在最后写，避免误点发送键
• 抄送、密送：排列从上到下、从外到内；询问supervisor需要loop in哪些人
• 签名：第一次往来完整，后续简略
• 免责声明：是否需要包含
• 定时：日期时间是否正确（注意邮件系统时区）、是否为对方工作时间

回复/转发

• 一般不使用reply all
• 删除多余的Re:和Fw:
• 内外部，往来是否需要删除
• 是否开启新loop，视是否需要讨论新的主题

Further Reading

• Emailing Professionally, The Writing Center at Georgetown University Law Center
• Checklist for the Client Letter or Memo, The Writing Center at Georgetown University Law Center
• Memo Writing Checklist, Columbia Law School Writing Center
• 政府公文寫作手冊（第三版）
• 大學刊物編輯指引（中文）
• 党政机关公文格式（GB/T 9704-2012）
• 标点符号用法（GB/T 15834-2011）

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